Equipo y roles
Cómo invitar personas, qué puede hacer cada rol, cómo funciona la disponibilidad y cómo repartir las conversaciones automáticamente.
En Equipo (Manager y Admin) administras a las personas que atienden contigo: quién tiene acceso, con qué rol, si están disponibles y cómo se reparten las conversaciones.
Los tres roles#
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| Admin | Acceso total, incluido Facturación y Configuración (clave de IA, etiquetas, WhatsApp). Es el único que puede dar el rol Admin |
| Manager | Todo lo del Agente, más Equipo, Agente IA, Canales, Integraciones, Flujos, Campañas, Base de Conocimiento, Inventario, Archivos Contexto y Orki. No ve Facturación ni Configuración |
| Agente | Atiende conversaciones. Ve el Panel, Conversaciones y Contactos, y solo las conversaciones que le asignaron |
Reglas importantes:
- Un Agente solo ve sus conversaciones asignadas. No ve las de sus compañeros ni las que están sin asignar.
- Un Agente no puede delegar conversaciones a otras personas; solo Admin y Manager.
- Un Manager puede dar los roles Manager y Agente, pero nunca Admin, y no puede modificar ni quitar a un Admin.
- Un Admin puede hacer cualquier cambio sobre cualquier miembro.
Invitar a una persona#
- En Equipo, pulsa Invitar miembro.
- Escribe el nombre completo y el correo de trabajo, y elige el rol.
- Pulsa Enviar invitación. La persona recibe un correo para crear su cuenta con el rol asignado.
La persona aparece como invitada hasta que acepta. Desde el menú de acciones de un miembro puedes Reenviar invitación (si el enlace venció) o Cancelar invitación.
El número de miembros que puedes tener depende de tu plan. Mira Planes y facturación.
Gestionar miembros#
Desde la lista de miembros (búsqueda por nombre o correo, vista de tabla) y su menú de acciones:
| Acción | Qué hace |
|---|---|
| Cambiar rol | Cambia el rol tras pedirte confirmación |
| Marcar como desconectado | La persona deja de recibir conversaciones nuevas hasta que vuelva a conectarse |
| Reenviar / Cancelar invitación | Para invitaciones pendientes |
| Quitar acceso a esta cuenta | Le quita el acceso a esta cuenta pero conserva su propia cuenta y el resto de sus accesos (para personas que trabajan en varias cuentas) |
| Eliminar miembro | Lo quita del equipo y pierde el acceso de inmediato |
| Exportar miembros | Descarga la lista completa |
Arriba verás cuántos miembros tienes, cuántos están disponibles ahora y cómo se distribuyen los roles.
Personas con acceso a varias cuentas#
Una persona puede trabajar en varias subcuentas de una misma matriz, con un rol distinto en cada una. En su fila verás Cuentas con acceso y su rol aplica por cuenta. Mira Agencias.
Disponibilidad y conexión#
Cada persona tiene un interruptor personal de disponible / desconectado. Es la señal que usa Orkestal para saber a quién puede repartirle conversaciones. «Conectado» significa solo eso: que la persona se marcó disponible, no que tenga la pestaña abierta en este momento.
- En los selectores de Delegar, quien no ha hecho check-in aparece como «Desconectado, no ha hecho check-in».
- Un Admin o Manager puede desconectar a un miembro a mano, con las mismas reglas de arriba (un Manager no puede desconectar a un Admin). A la persona le llega una notificación.
- Desconectar no mueve las conversaciones que la persona ya tenía asignadas: solo deja de recibir nuevas.
Desconexión automática por inactividad#
En Equipo → Asignación automática → Desconectar por inactividad eliges cuánto tiempo sin usar el panel desconecta a una persona: apagado (lo normal), 15 min, 30 min, 1, 2, 4 u 8 horas.
- Cuenta como actividad una interacción real con el panel (clic, tecla, desplazamiento, toque), no tener la pestaña abierta.
- La desconexión puede tardar unos minutos más que el tiempo elegido.
- Quien trabaja en varias cuentas tiene una sola disponibilidad: aplica el umbral más corto de sus cuentas.
- Al conectarse con el botón, el reloj se reinicia.
Asignación automática#
En Equipo → Asignación automática decides cómo se reparten las conversaciones que necesitan a una persona. Cuando un cliente necesita atención humana, la conversación se asigna sola al asesor disponible con menos conversaciones abiertas. Los chats que la IA resuelve sola no se reparten a nadie.
| Ajuste | Qué hace |
|---|---|
| Asignación automática (interruptor principal) | Encendido, las conversaciones escaladas por una regla se reparten solas entre quienes están disponibles. Apagado, quedan en Sin asignar |
| Asignar también cada conversación nueva | Además, en cuanto un contacto escribe por primera vez, su conversación se asigna sola al asesor disponible con menos conversaciones, sin esperar a que la IA escale. Pensado para cuentas donde el equipo atiende directamente. Necesita el interruptor principal encendido y viene apagado por defecto |
| Desconectar por inactividad | Ver arriba |
Cosas que conviene saber:
- Solo entran al reparto los miembros marcados como Disponible.
- Si no hay nadie disponible, la conversación queda en Sin asignar para que la tome quien pueda: no se pierde ninguna.
- Si una regla de escalamiento nombra a una persona concreta, se respeta aunque el reparto automático esté apagado.
- Solo un Admin o Manager puede cambiar estos ajustes.
Roles y la API#
Las claves de la API pública tienen sus propios permisos y las administra un Admin. No heredan el rol de quien las creó.