Google Calendar
Deja que tu agente proponga horarios libres, agende, reagende y cancele citas en tu calendario, con invitación por correo al cliente.
Al conectar Google Calendar, tu agente puede ver tu disponibilidad real y gestionar citas directamente en tu calendario, desde cualquier canal.
Qué hace el agente#
| Capacidad | Cómo funciona |
|---|---|
| Proponer horarios | Consulta tu calendario y ofrece opciones libres, sin crear nada todavía. Lo usa cuando el cliente pregunta qué hay disponible o aún no confirma una hora exacta |
| Agendar | Crea el evento solo cuando el cliente confirma una fecha y hora exactas. Revisa antes que el horario esté libre |
| Reagendar | Mueve la cita de esa conversación a otra hora, sin crear un duplicado |
| Cancelar | Cancela la cita de esa conversación solo cuando el cliente pide la cancelación definitiva. Si el cliente duda o dice que no puede asistir, primero ofrece otros horarios |
Cómo busca horarios#
- Busca en los próximos 7 días.
- Considera un horario laboral de 9:00 a 18:00 en la zona horaria de tu cuenta.
- Revisa los eventos existentes para evitar empalmes.
- Propone el primer espacio libre que alcance para la duración.
- La duración predeterminada es de 30 minutos; el agente la ajusta si el cliente indica otra («necesito una hora»).
- Si no hay espacio en esa ventana, lo dice y puede sugerir que el cliente contacte a tu equipo.
Qué lleva el evento#
Título descriptivo (por ejemplo «Demo con Juan García»), fecha y hora en tu zona horaria, duración y notas con el contexto relevante de la conversación.
Invitación por correo al cliente#
Si el agente tiene el correo del cliente, la cita se crea con una invitación real de Google que le llega por correo. Esa invitación es la confirmación.
- El correo sale de la ficha del contacto o de lo que el cliente escribió. Si no lo tiene, se lo pide.
- Nunca inventa ni adivina un correo: solo usa uno que el cliente haya escrito.
Reagendar y cancelar: sobre qué cita actúan#
El agente solo puede reagendar o cancelar la cita que él mismo agendó en esa conversación. No ve ni toca otras citas de tu calendario: así un cliente nunca ve la cita de otro. Las citas agendadas antes de que existieran estas funciones no se pueden reagendar desde el agente.
Cuando una cita se cancela, el evento se queda visible en tu calendario pero marcado: su título pasa a «❌ CANCELADA — …», se pinta en gris y la descripción registra la cancelación. No desaparece.
Requisitos#
- Una cuenta de Google (Gmail o Google Workspace) con el calendario donde quieres las citas. En Workspace, confirma que tu administrador no restrinja el acceso a aplicaciones de terceros.
- Ser Manager o Admin de la cuenta de Orkestal.
- Una clave de IA configurada.
Conectar#
- Ve a Integraciones y busca la tarjeta de Google Calendar (estado «No conectado»).
- Pulsa Conectar. Te lleva a Google.
- Elige la cuenta de Google que contiene tu calendario.
- Autoriza los permisos: ver eventos (para consultar disponibilidad) y crear y modificar eventos (para agendar).
- Vuelves a Orkestal con «¡Google Calendar conectado!». La tarjeta pasa a Conectado.
Si Google muestra la pantalla «Google no ha verificado esta app», es una advertencia de Google para aplicaciones en proceso de verificación. Para continuar, pulsa Configuración avanzada o Avanzado y luego Ir a Orkestal. Orkestal solo pide acceso al calendario, no a tu correo, contactos ni archivos de Drive.
Configuración#
Una vez conectado, la tarjeta ofrece:
Zona horaria#
Elige la zona de tu negocio, por ejemplo America/Mexico_City (la predeterminada) o America/Bogota. Es importante: las citas se agendan y se comunican en esa zona. Puedes cambiarla cuando quieras; los eventos futuros usan la nueva zona y los existentes no se modifican.
Generar link de Meet#
Generar link de Meet para las reuniones: si lo activas, todas las citas incluyen una videollamada de Google Meet. Actívalo si tus reuniones son en línea; si tus clientes te visitan en persona, déjalo apagado (viene apagado por defecto).
Reglas de uso para el agente#
Para controlar cuándo agenda, mira Reglas de uso. Ejemplo: «Usar solo cuando el cliente pida una cita o una visita; no para consultas de precios».
Con los flujos#
- Se agendó una cita: dispara un flujo en el momento en que el agente agenda (confirmaciones, avisos al equipo).
- Antes de una cita: dispara un flujo X horas antes (recordatorios). Si la cita se reagenda, se recalcula. Usa plantilla aprobada: mira Recetas.
Preguntas frecuentes#
¿En qué calendario se crean los eventos? En el calendario principal de la cuenta de Google que conectaste. Para usar otro, contáctanos.
¿Qué pasa si desconecto la integración? El agente deja de poder agendar. Los eventos ya creados permanecen en tu calendario. Puedes volver a conectar cuando quieras.
¿Mis datos de Google están seguros? Los tokens de acceso se almacenan cifrados y se renuevan solos. Orkestal nunca guarda tu contraseña de Google.
El agente no agenda. Revisa que la tarjeta esté Conectada, que el cliente haya confirmado una fecha y hora exactas y que tus reglas de uso no lo impidan. Mira Solución de problemas.