Flujos, recetas listas para usar
Ocho flujos completos con su disparador, su acción y los detalles que evitan sorpresas. Todos usan solo lo que el motor ejecuta hoy.
Cada receta indica el Cuando, el Hacer y la configuración. Adáptala a tu negocio. Antes de dejar cualquiera activa, pruébala con un contacto de prueba.
1. Bienvenida a cada lead nuevo#
Para qué: saludar y presentar lo esencial en cuanto alguien escribe por primera vez.
| Cuando | Estado del contacto → Nuevo lead |
| Hacer | Mensajes automáticos → Bienvenida |
| Instrucciones para la IA | «Da la bienvenida a (tu negocio), menciona que atendemos de lunes a sábado de 9:00 a 19:00 y pregunta en qué podemos ayudar.» |
Detalles: «Nuevo lead» corre una sola vez por conversación. La instrucción es lo que la IA debe comunicar; ella lo redacta con tu tono.
2. Seguimiento si el cliente deja de contestar#
Para qué: recuperar conversaciones que se enfriaron, sin insistir de más.
| Cuando | Tiempo / demora del cliente → Inactividad prolongada: 2 días |
| Filtro | Solo si el contacto tiene la etiqueta interesado |
| Política | Máximo de seguimientos: 1 · Hora de inicio 10:00 · Hora de fin 19:00 · Zona horaria: Ciudad de México |
| Hacer | Mensajes automáticos → Seguimiento |
| Instrucciones para la IA | «Pregunta amablemente si sigue interesado en lo que cotizó. No mandar a quien ya pagó o ya compró.» |
Detalles: si la condición escrita en la instrucción no se cumple, la IA no envía nada. Es un mensaje que inicia tu negocio: pasadas 24 horas del último mensaje del cliente, WhatsApp solo lo entrega como plantilla aprobada. Si tu seguimiento cae fuera de la ventana, usa Plantilla aprobada de Meta en lugar de la IA.
3. Recordatorio de cita con plantilla#
Para qué: reducir inasistencias.
| Cuando | Citas → Antes de una cita: 24 horas |
| Hacer | Mensajes automáticos → Plantilla aprobada de Meta |
| Plantilla | Una plantilla de categoría utilidad con variables para el nombre y la hora, aprobada por Meta |
Detalles: requiere Google Calendar conectado. Si la cita se reagenda, el aviso se recalcula solo. No uses un mensaje libre: a esa hora la ventana de 24 horas casi siempre está cerrada.
4. Avisar al equipo cuando se agenda una cita#
Para qué: que ventas sepa en el momento.
| Cuando | Citas → Se agendó una cita |
| Hacer | Notificaciones → Notificar por Telegram |
| Texto del aviso | «Nueva cita agendada.» |
Detalles: el aviso incluye la fecha, hora y duración de la cita. Requiere Telegram en modo Notificaciones o Ambos con un Chat ID. Si prefieres que llegue a la campana y como notificación push, usa Avisar al equipo.
5. Atención prioritaria cuando el cliente está molesto#
Para qué: que alguien vea de inmediato los casos críticos.
Dos reglas en el mismo flujo:
| Regla | Cuando | Hacer |
|---|---|---|
| A | Mensaje entrante → Sentimiento detectado: Negativo | Etiquetado → Asignar etiqueta: atención prioritaria |
| B | Mensaje entrante → Sentimiento detectado: Negativo | Notificaciones → Avisar al equipo: «Cliente molesto, revisar ya» |
Detalles: este flujo no pausa la IA ni pasa el chat a una persona. Si además quieres eso, crea una regla de escalamiento con «Pausar a la IA» y «Asignar a humano».
6. Código de promoción#
Para qué: responder a quien escribe un código de una campaña.
| Cuando | Mensaje entrante → Contiene palabra clave: PROMO20 |
| Hacer | Mensajes automáticos → Enviar archivo |
| Archivo | La imagen o PDF de la promoción (JPG/PNG hasta 5 MB, o documento hasta 14 MB) |
Detalles: al ser un envío por mensaje del cliente, se manda una sola vez por conversación. Puedes añadir una segunda regla con el mismo disparador y la acción Asignar etiqueta promo20 para medir quién la usó.
7. Recolectar el presupuesto de cualquier contacto#
Para qué: completar la ficha sin formularios.
| Cuando | Mensaje entrante → Según el contexto (IA): «El cliente menciona cuánto quiere gastar o su presupuesto» |
| Hacer | Recolección de datos → Recolectar datos |
| Campo personalizado | «Presupuesto», pista: «el presupuesto aproximado que menciona el cliente» |
Detalles: usa «Según el contexto (IA)» y no «Nuevo lead» para que funcione con cualquier contacto, no solo con los nuevos. Solo se guarda lo que el cliente dice de forma explícita.
8. Mandar cada lead calificado a tu hoja de cálculo y a tu CRM#
Para qué: que los leads buenos lleguen solos a donde trabaja tu equipo.
| Regla | Cuando | Hacer |
|---|---|---|
| A | Estado del contacto → Se asignó una etiqueta: calificado | Google Sheets → Exportar a Google Sheets (formato: Lead estándar) |
| B | Estado del contacto → Se asignó una etiqueta: calificado | Integraciones externas → Enviar a webhook (n8n) |
Detalles: requiere Google Sheets conectado. El webhook envía el contacto, los datos recolectados, la etapa y el último mensaje; con secreto, va firmado. Mira n8n.
Patrón: encadenar flujos con etiquetas#
Una etiqueta puede ser el "interruptor" que une dos flujos:
- Flujo 1: palabra clave
cotizar→ Asignar etiquetacotizar. - Flujo 2: Se asignó una etiqueta
cotizar→ Avisar al equipo + Exportar a Google Sheets.
Así separas detectar de actuar, y puedes cambiar la acción sin tocar el detector. Una etiqueta puesta desde la API dispara el flujo 2 igual.
Antes de activar un flujo#
- ¿La acción necesita una integración? Conéctala primero.
- ¿El mensaje lo inicia tu negocio? Revisa la ventana de 24 horas y considera una plantilla.
- ¿Cuántas veces puede dispararse? Los mensajes por palabra clave o contexto salen una vez por conversación; los de tiempo, hasta el máximo que configuraste.
- Pruébalo con un contacto de prueba y revisa etiquetas, mensajes y avisos.