Flujos de automatización
Qué es un flujo, cómo se construye con reglas «Cuando → Hacer» y en qué se diferencia del agente y de las reglas de escalamiento.
Un flujo es un conjunto de reglas «Cuando → Hacer» que Orkestal ejecuta solo, sin que nadie las dispare. Cuando un cliente escribe cierta palabra, cuando se le asigna una etiqueta, cuando se agenda una cita o pasa mucho tiempo sin contestar, hacer algo: etiquetar, avisar al equipo, mandar una plantilla, guardar los datos en una hoja de cálculo.
Se construyen en Flujos (Manager y Admin).
Flujos, agente y reglas de escalamiento#
Son tres cosas distintas que trabajan juntas:
| Qué decide | Ejemplo | |
|---|---|---|
| Agente de IA | Qué responder al cliente | Contestar un precio con los datos de tu inventario |
| Reglas de escalamiento | Cuándo dejar de contestar y pasar a una persona | Un cliente pide cotizar un evento grande |
| Flujos | Qué hace el sistema cuando ocurre algo | Etiquetar al cliente como «cotizado» y avisar a ventas |
Un flujo no cambia lo que dice el agente en la conversación; automatiza lo que pasa alrededor. Si lo que quieres es que una persona tome el chat y la IA se calle, usa una regla de escalamiento.
Cómo se construye un flujo#
- Entra a Flujos y pulsa para crear uno nuevo. Puedes partir de una plantilla de flujo (bienvenida a nuevo lead, seguimiento por inactividad, transferencia al equipo ante sentimiento negativo, etiquetado por contexto) o de cero.
- Dale un nombre. Para renombrarlo después, haz doble clic.
- En Lógica de automatización, agrega una o más reglas. Cada una tiene:
- un Cuando: el disparador (con sus opciones),
- un Hacer: la acción (con sus opciones).
- Pulsa Guardar Flujo. Orkestal valida cada regla y no te deja guardar una que no pueda ejecutar.
El editor solo te muestra capacidades activas y ejecutables. Si una combinación no aparece, es que hoy no está disponible.
Activar y pausar#
Cada flujo tiene un interruptor de activo. Un flujo pausado conserva su configuración pero no se ejecuta. Pausar un flujo es la forma segura de apagarlo si dudas de su efecto, sin perderlo.
Reglas generales que conviene saber#
- Se ejecutan sin intervención. Prueba cada flujo con un contacto de prueba o en el simulador antes de dejarlo activo.
- Pueden encadenarse. Un flujo puede asignar una etiqueta, y otro puede dispararse con «Se asignó una etiqueta». Una etiqueta puesta desde fuera (por ejemplo desde n8n) dispara tus flujos igual que si la hubiera puesto el agente.
- Los tiempos de espera tienen tope. Las esperas en minutos u horas admiten hasta 23 horas; para esperas mayores usa «Inactividad prolongada», que acepta días.
- Los envíos obedecen a WhatsApp. Los mensajes que inicia tu negocio, fuera de la ventana de 24 horas, solo salen como plantilla aprobada. Mira Reglas de WhatsApp.
- Tu equipo puede ver el resultado. Las etiquetas aparecen en el contacto, los mensajes en el chat y los avisos en las notificaciones.